Système Leadkaiz - SNAPSHOT
Le système Leadkaiz
Fonctionnement global
Une vue claire du fonctionnement de votre système de prospection, de qualification et de gestion des rendez-vous.
Vidéo 1 – Vision globale : À quoi sert le système, ce qu’il automatise, et pourquoi il est structuré ainsi.
LA VUE MACRO
Logique globale du système
Le Système repose sur 3 Pipelines complémentaires & un Tableau de Performance (dashboard de pilotage et de suivi)
1. Prospection & qualification automatique
Le système contacte automatiquement les prospects, relance intelligemment et analyse leurs réponses grâce à l’IA.
Il qualifie l’intention, répond aux premières questions et oriente vers un rappel ou un rendez-vous lorsque c’est pertinent.
👉 Objectif : générer des rendez-vous qualifiés, sans intervention humaine.
2. Gestion et suivi des rendez-vous planifiés
Tous les rendez-vous pris sont centralisés dans un pipeline dédié.
L’agence garde la main sur la confirmation, le suivi, les rappels automatiques et la synthèse post-rendez-vous.
👉 Objectif : maximiser les rendez-vous réalisés et structurer le suivi commercial.
3. Relance long terme des contacts inactifs
Les prospects sans réponse sont automatiquement relancés après un délai défini.
Dès qu’un contact réagit, il réintègre le cycle de qualification et de prise de rendez-vous.
👉 Objectif : exploiter le temps long sans charge opérationnelle.
Vidéo 2 – Vue d’ensemble des 3 pipelines :
Objectif :
Comprendre le parcours sans cliquer partout
Vidéo 2bis – Vue d’ensemble du dashboard : Le dashboard est évolutif et pourra être enrichi selon vos besoins, sans remettre en cause la structure du système.
À quoi sert le dashboard
Le dashboard est conçu pour être consulté rapidement, plusieurs fois par jour.
Visualiser l’activité en temps réel
Identifier ce qui nécessite une action humaine
Suivre la performance globale du système
Prioriser sans fouiller partout
1. Dirigeant / Responsable d’agence
• Vision globale
• Charge commerciale
• Suivi des RDV
• Activité de l’équipe
2. Agent immobilier
• Tâches du jour
• RDV à venir
• Contacts à rappeler
• Synthèses à rédiger
3. Collaborateur / assistant
• Notifications
• Suivis à exécuter
• RDV à confirmer
Pipeline 1 : Prospection & qualification automatique
(FULL AUTO)
De l’import de leads à la prise de rendez-vous, sans friction
Import / récupération des leads
Messages automatiques (SMS / WhatsApp)
Relances intelligentes
Analyse des réponses par l’IA
Qualification automatique
Proposition de rappel ou de rendez-vous
Transfert vers un humain si demandé
Vidéo 3 – Pipeline 1 en détail : fiche contact, échanges, synthèse IA, création de tâches quand humain requis
Vidéo 4 – Pipeline 2 en détail : fiche contact, pipeline, changements de statut, tâches générées, logique de suivi
Pipeline 2 : Gestion & suivi des rendez-vous (HUMAIN + AUTO)
Tant qu’aucune intervention humaine n’est demandée, le système fonctionne de manière totalement automatique.
Calendriers round-robin (1 planifié & 1 auto-confirm)
Notifications internes et contact
Confirmation / invalidation
Replanification / annulation
Rappels automatiques
Gestion des no-shows
Passage en “effectué”
Synthèse post-rendez-vous obligatoire
Calendriers intelligents & notifications contextuelles
Le bon message, au bon moment, à la bonne personne, automatiquement.
✅ Moins de no-shows
✅ Moins d’allers-retours inutiles
✅ Zéro surcharge de notifications
✅ Une équipe concentrée sur l’essentiel
✅ Une expérience client fluide et professionnelle
Vidéo 4 Bonus – Paramètres et notifications : Une grand partie des notifications sont réglables depuis les paramètres du calendrier sélectionné.
Pipeline 3 : Relance Long Terme (HUMAIN + AUTO)
Tant qu’aucune intervention humaine n’est demandée, le système fonctionne de manière totalement automatique.
Relance J+90 si prospection initiale sans réponse
Autres types de relances anticipées et qui pourront être créées sur d'autres prestations
Vidéo 5 - Relance long terme : système initiale et évolutions possibles
LA VUE MACRO
Le rôle de l’IA dans le système
L’IA assiste et accélère, elle ne remplace pas l’humain.
1. Analyse l'intention de la première réponse d'un prospect
L’IA analyse chaque réponse reçue pour comprendre l’intention réelle du prospect, sans intervention humaine.
Elle identifie s’il est intéressé, indisponible, hésitant ou non pertinent.
2. Echange avec le prospect et le qualifie pour un échange humain/rdv
L’IA poursuit la conversation, répond aux premières questions et qualifie le prospect.
Lorsque c’est pertinent, elle propose un rappel humain ou un rendez-vous.
3. Relance à court terme pour s'adapter au disponibilités
L’IA adapte les relances selon le contexte et les réponses du prospect.
Elle respecte les délais, le rythme et sait s’arrêter ou transférer à un humain si nécessaire.
Vidéo 6 – IA & automatisations : Vue d'ensemble de l'agent IA de conversation + détails des actions automatiques
Base de connaissances - Objections immobilières
Ce document est votre modèle de référence pour les réponses aux objections. Il est pré-rempli avec les custom values de votre système.
Procédure pour chaque nouveau client :
Ne jamais modifier le document original, il sert de modèle
Créer une copie du document pour chaque nouveau client
Relier la copie à la base de connaissances du chatbot du client dans HL (Conversation AI → Knowledge Base)
Vérifier que les custom values sont bien remplies dans le sous-compte du client, les réponses se remplissent automatiquement via votre automatisation
Activer l'auto-crawler dans la base de connaissances HL pour que le chatbot se mette à jour automatiquement
En résumé : 1 copie par client → custom values remplies → reliée au chatbot → auto-crawler activé.
En cas de doute, vérifiez avec votre équipe que la structure du document est bien respectée avant de l'onboarder.
Ce qui est automatisé / ce qui est humain
Le système prend en charge l’ensemble des actions répétitives, structurées et standardisables.
✅ Prospection initiale et envoi des premiers messages
✅ Relances automatiques et contextuelles
✅ Analyse des réponses et qualification par échange écrit
✅ Orientation vers un rappel ou un rendez-vous lorsque c’est pertinent
✅ Notifications et création de tâches uniquement quand une action humaine est requise
✅ Relance long terme (J+90, M+6, M+12) sans charge opérationnelle
Objectif : réduire au maximum le temps passé sur des actions à faible valeur ajoutée.
Ce qui reste volontairement humain
Certaines étapes ne sont pas automatisées par choix, car elles reposent sur la relation, la confiance et la décision.
🤝 Les échanges téléphoniques ou en visio
🤝 La validation finale et la conduite des rendez-vous
🤝 La réalisation du rendez-vous
🤝 La synthèse post-rendez-vous
🤝 Le suivi personnalisé, la négociation et la décision commerciale
🤝 Les arbitrages stratégiques
L’humain intervient là où le contexte, l’expertise et la relation font la différence.
Répartition des actions entre automatisation (IA) et intervention humaine
Ce tableau résume, de manière simple, la répartition des rôles dans le système.
Le système automatise les échanges écrits, la qualification et les relances,
tout en laissant volontairement les échanges humains et les décisions clés à vos équipes.
Onboarding LeadKaiz Checklist rapide
Un processus structuré pour déployer le système proprement, client après client.
Snapshot importé
Custom values vérifiées
Dénomination agent conforme
Calendrier actif configuré
Trigger link mis à jour
Utilisateurs assignés au workflow Demande de Rappel
MAJ "Add to Workflow Stat" du workflow Prosp 1.2
Agent IA (booking + handover) configuré
Tu peux verrouiller l'accès aux dossiers Workflows
Dernier Snapshot à importer, sur demande.
Cette vidéo vous guide pas à pas dans la création du snapshot et la checklist complète à suivre pour chaque nouveau client.
Vidéo Bonus : Réglages des Workflows & Snapshots (5min)
Fichier Bonus : Leadkaiz - Simulation scrapping - Modèle CSV
Fichier Bonus : Leadkaiz - Modèle Base de Connaissance (à venir)
Vidéo Replay de la visio de livraison finale du 02/02/2026 : Import du snapshot de Charles & Rémi + Création du snapshot Leadkaiz + Onboarding client
Un système déjà utilisé par des acteurs exigeants de la formation
Leadkaiz accompagne des équipes qui vivent un niveau d’exigence élevé : accréditations, financements publics, audits de qualité, objectifs de remplissage ambitieux.
Chaque déploiement est accompagné : audit de vos flux actuels, modélisation de votre système cible, mise en place technique, puis formation de vos équipes.
« Nous avons enfin un langage commun entre marketing et admissions. Les priorités sont claires, les délais de traitement ont été divisés par deux. »
Responsable admission – École de management
« Les automatisations de relance ont sécurisé nos remplissages sans recruter de nouvelles ressources. Nous avons une vision beaucoup plus fine des canaux qui fonctionnent. »
Directeur d’organisme de formation
Nous ne montrons pas de logos sans autorisation explicite. Lors de la démo, nous vous présenterons des cas réels et anonymisés proches de votre contexte.
Voyons comment Leadkaiz s’intègre à votre environnement
En 30 à 45 minutes, nous cartographions vos flux actuels, vous montrons le système type utilisé par d’autres acteurs de l’éducation, et esquissons un plan d’implémentation adapté.
- Démo centrée sur vos programmes et vos contraintes (financement, calendrier, outils existants).
- Pas de jargon technique inutile, un langage orienté métier et pédagogie.
- Aucun engagement : vous repartez avec une vision claire du système, même si nous ne travaillons pas ensemble.
Planifiez votre session de découverte
Nous revenons vers vous sous 1 jour ouvré avec une proposition de créneaux.
Questions fréquentes sur le système Leadkaiz
Quelques précisions pour vous aider à évaluer si Leadkaiz est adapté à votre contexte.
Leadkaiz est-il un CRM, un LMS ou autre chose ?
Leadkaiz fonctionne comme une couche d’orchestration au-dessus (ou à côté) de vos outils existants. Il ne remplace pas votre LMS ni nécessairement votre CRM global, mais structure tout ce qui concerne l’acquisition, la qualification et l’inscription à vos formations. Nous nous connectons à vos outils (LMS, CRM, outils de facturation, agendas) pour éviter les doubles saisies.
Combien de temps faut-il pour mettre le système en place ?
Selon la complexité de vos flux et le nombre de programmes concernés, il faut généralement entre 4 et 8 semaines pour passer de l’audit à un premier périmètre opérationnel (MVP) : parcours candidats, automatisations prioritaires et tableaux de bord de base.
Nos équipes ne sont pas très à l’aise avec les outils marketing, est-ce un problème ?
Non. Le système est conçu pour des équipes métiers (admissions, formation, pédagogie) avec une interface claire et des règles simples. Nous vous accompagnons avec des modèles de scénarios, des checklists et des sessions de prise en main centrées sur vos cas concrets.
Comment gérez-vous la conformité (RGPD, données apprenants) ?
Leadkaiz est conçu pour respecter le RGPD : gestion des consentements, droits des personnes, limitation des données collectées. Nous détaillons les aspects juridiques et techniques avec votre DPO ou votre service juridique lors du cadrage du projet.
Est-ce que Leadkaiz convient aussi à de petites équipes ?
Oui, à condition que vous gériez un minimum de volume ou de complexité (plusieurs programmes, plusieurs canaux, dispositifs de financement…). Pour les toutes petites structures avec quelques inscriptions par mois, l’investissement ne sera pas forcément pertinent.
© 2026 Leadkaiz System – Spécialiste des systèmes IA de qualification et de prise de RDV pour Agences Immobilières